De vraag stellen, is ze….
Er is veel kans dat u deze vraag beantwoordt met de naam van een collega of misschien uzelf, niet? Bij onze klanten gebeurt dit nu geautomatiseerd en dit door een gebruik van RPA software in combinatie met ISI-DOC (intelligente oplossing voor het interpreteren van documenten – als een dienst).
Waarom niet met EDI zal ik een deel van u horen opperen? Wel, omdat EDI middelen en mensen vraagt aan beide kanten van het supply chain spectrum en de realiteit leert ons dat dit niet altijd vlot en kosten-efficiënt verloopt. Met de inzet van RPA software en ISI-DOC wordt u zelf de dirigent van uw oplossing
Hoe werkt het dan?
Vrij eenvoudig, wij bouwen met een RPA-oplossing een script dat uw orderconfirmatie mailbox opvolgt. Telkens uw leverancier een orderconfirmatie doorstuurt, wordt dit gedetecteerd door het botscript en wordt de PDF-bijlage doorgezet naar het ISI-DOC platform. De filter in het botscript om mails te kwalificeren en classificeren wordt dynamisch gemaakt zodat u controle heeft over wat er wel of niet doorgestuurd wordt richting ISI-DOC.
Het ISI-DOC platform interpreteert de doorgezonden orderconfirmaties en vergelijkt de verplichte datavelden met uw initieel order (volgens afspraak). De orderconfirmaties die beantwoorden aan de validatie criteria worden omgezet naar een bestandsformaat (CSV, XML,…) dat terug naar uw omgeving wordt gestuurd voor verdere verwerking. De orderconfirmaties die niet beantwoorden aan de validatie criteria worden met het origineel terug bij u afgeleverd voor manuele opvolging. De hoeveelheid van deze laatste groep hangt heel veel af van uw interne processen en de afspraken met uw leveranciers. U kent het data kwaliteits-gezegde wel: “garbage in – garbage out”.
Doorsturen, doorsturen,… klinkt als een manuele taak? Neen, er komt geen menselijke handeling aan te pas.
Het inladen van de gevalideerde orderconfirmaties in uw ERP-omgeving is niet de meest complexe zaak. Onze ervaring leert dat de persoon die uw ERP omgeving ondersteunt de configuratie van het bestandsformaat (CSV, XML,…) in uw ERP-module wel op een dag of zelfs sneller klaart.
Klaar is Kees? Of wilt u nog overtuigd worden door het kostenplaatje?
De RPA-software die u nodig heeft voor het automatiseren van manuele taken binnen uw onderneming is vrij van keuze, maar weet dat veel bedrijven nu al beschikken over een gratis versie van “Power Automate” via hun Microsoft 365 licentie. Wij adviseren u zeker op maat van uw plannen en ambitie. De ISI-DOC kosten zijn onderhevig aan een “pay-per-use” model zonder abonnementskosten. U betaalt voor wat er verwerkt wordt op het platform. U kan hier uit afleiden dat de investeringskosten beperkt zijn en dat uw ROI-calculatie u snel zal toelachen.
Orderconfirmaties verwerken, wie doet dat bij jullie?
De vraag stellen, is ze beantwoorden en wellicht start u met het automatiseren van dit proces via Solvers.ai